Dana Kas Kecil

Definisi Dana Kas Kecil (Petty Cash)

Kas kecil adalah sejumlah uang kas atau uang tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek. Pengeluaran yang relatif kecil misalnya pembelian perangko, materai, pembayaran rekening listrik, telepon dan sebagainya.

Peralatan Pengelolaan Kas Kecil

Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil, yaitu :

a. Form permintaan pengisian dana kembali kas kecil.

b. Form permintaan pengeluaran kas kecil.

c. Jurnal pengeluaran kas.

d. Buku jurnal kas kecil.

e. Buku laporan penggunaan kas kecil.

f. Buku pengeluaran kas kecil.

g. Alat tulis dan alat hitung.

Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana kas kecil di bentuk (disediakan) berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Dalam perusahaan yang memiliki standar prosedur akuntansi semua jenis pengeluaran kas melibatkan bagian hutang sehingga unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil adalah bagian hutang, bagian kasa, dan bagian pemegang dana kas kecil. Tugas masing-masing adalah sebagai berikut :

1. Bagian Hutang

·           Menerima surat keputusan, pembentukan dana kas kecil dari kepala bagian keuangan.

·           Membuat bukti pengeluaran kas dalam tiga rangkap. Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada bagian kasa dilampiri surat pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada bagian buku pembantu yang terkait misalnya, bagian kartu biaya dan kartu persediaan untuk disisipkan.

·           Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu hutang).

·           Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

·           Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.

·           Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap kepada bagian jurnal dan laporan.

2. Bagian Kasa

·           Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.

·           Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditanda tangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas.

·           Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.

·           Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 ke bagian hutang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil, dan lembar ke 3 diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

3. Bagian Jurnal dan Laporan

·           Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah di cap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari bagian hutang.

·           Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cek)

·           Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar.

4. Pemegang Dana Kas Kecil

·           Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa

·           Menguangkan cek ke bank dan menyimpan dana kas kecil

·           Mengarsipkan bukti pengeluaran berdasarkan urutan tanggal.

 

b. .Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak adalah sebagai berikut :

1. Pemakai Dana Kas Kecil

·           Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak 2 lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

·           Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dari pemegang dana kas kecil.

·           Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil.

·           Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.

·           Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemegang dana kas kecil.

·           Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar ke 2 yang telah di cap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk di arsipkan.

2. Pemegang Dana Kas Kecil

·           Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).

·           Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.

·           Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.

·           Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

·           Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah di cap lunas kepada pemakai dana kas kecil.

·           Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada bagian hutang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

Dokumen / Bukti Pengelolaan Dana Kas Kecil

1.        Bukti Kas Keluar (BKK)

Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas.

2.        Cek (Cheque)

Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3.        Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil.

4.        Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-jawabkan pemakaian dana kas kecil.

5.        Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil agar saldonya sama seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil.

Mutasi dana kas kecil

Mutasi/perubahan kas pada dasarnya adalah akibat adanya penerimaan dan pengeluaran dana. Transaksi yang mengakibatkan terjadinya mutasi adalah sebagai berikut:

a.         Transaksi pembentukan dana kas kecil sebesar jumlah menurut keputusan kepala bagian keuangan. Dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

·            Bukti pengeluaran kas yang dibuat oleh bagian hutang.

·            Surat keputusan kepala bagian keuangan sebagai dokumen pendukung.

b.        Transaksi pemakaian dana kas kecil melalui bagian-bagian pemakai dana, dokumen transaksi tersebut ialah sebagai berikut:

·            Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai dana.

·            Bukti penggunaan dana seperti, nota kontan, kuitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung.

·            Surat permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat bagian-bagian pemakai sebagai dokumen pendukung.

c.         Transaksi pengisian kembali dana kas kecil, dokumen transaksinya adalah sebagai berikut:

·            Bukti pengeluaran kas yang dibuat bagian hutang.

·            Surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh pemegang dana kas kecil.

·            Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil.

Metode Pencatatan Dana Kas Kecil :

·           Sistem Dana Tetap (Imprest Fund System)

Dengan metode Imprest dana kas kecil ditetapkan dalam jumlah yang relatif tetap. Artinya sepanjang jumlah dana yang telah ditetapkan dianggap cukup untuk pengeluaran kas kecil dalam suatu periode tertentu, jumlah dana kas kecil tidak dinaikkan atau diturunkan.

Ciri-cirinya

a.     Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola dana kas kecil.Berdasarkan bukti-bukti tersebut pengelola kas kecil meminta penggantian kepada kasir kas umum.

b.    Penggantian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan.

c.     Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dicatat ke dalam jurnal pengeluaran kas pada saat dilakukan penggantian kembali dana, dengan mendebet akun-akun beban yang terjadi .

·           Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuating Fund System)

Menurut metode ini dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga penggantian dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. Dengan demikian jumlah dana kas kecil akan berfluktuasi sesuai dengan jumlah yang diperlukan.

Dengan mendebet akun “kas kecil” setiap terjadi pengisian dana kas kecil, dan mengkredit dengan jumlah dana yang telah digunakan, saldo akun “kas kecil” akan menunjukkan saldo yang sebenarnya. Oleh karena itu dengan metode Fluktuasi tidak diperlukan penyesuaian terhadap saldo akun “kas kecil” pada akhir periode akuntansi.

Perhitungan fisik dana kas kecil

Setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggung jawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara perhitungan kas kecil).

Selisih dana kas kecil adalah selisih antara kas menurut catatan dengan kas yang ada menurut penghitungan secara fisik

Selisih kas kecil disebabkan antara lain:

1.        Kesalahan pencatatan

2.        Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas

3.        Adanya uang palsu

4.        Kehilangan akibat kekeliruan saat mengadakan transaksi

5.        Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui

CASH OVERAGE (selisih kas lebih)

Terjadi apabila kas kecil yang ada lebih besar jumlahnya dari pada kas kecil yang dicatat dalam pembukuan

jurnal :

Kas kecil                     Rp. xxx

            Selisih kas kecil                     Rp. xxx

CASH SHORTAGE ( selisih kas kurang)

Terjadi apabila kas kecil yang ada lebih kecil jumlahnya dari pada kas kecil yang dicatat dalam pembukuan

Jurnalnya :

Selisih kas kecil       Rp. xxx

            Kas kecil                 Rp. xxx

Contoh Soal:

Penerimaan uang tunai dari Toko CITRA sejumlah Rp. 3.545.500,- karena tidak ada uang pecahan kecil, Toko CITRA menyerahkan uang Rp. 3.550.000,-

Dari transaksi tersebut maka pembuatan jurnalnya adalah sebagai berikut:

Kas kecil                     Rp.4.500
    Selisih kas kecil          Rp. 4.500